Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
HTWO Systems
Hendrik Herbst
Südliche Ingolstädter Str. 70
D 85716 Unterschleißheim
Deutschland
Telefon: +49 89 – 414 330 32
E-Mail: info@htwo.net
www: https://www.htwo.net
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer SaaS-Plattform sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt gemäß den Vorgaben der DSGVO sowie den anwendbaren nationalen Datenschutzgesetzen.
3. Art der verarbeiteten Daten
Je nach Nutzung unserer Dienste verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
- Bestandsdaten (z. B. Name, Unternehmen, Adresse)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Kommunikationsdaten (Telefonverbindungsdaten, Gesprächsmetadaten)
- Nutzungsdaten (Login-Informationen, API-Nutzung, IP-Adresse)
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb unserer KI-gestützten Telefonie-Plattform
- Automatisierung und Analyse von Telefongesprächen
- Kundenkommunikation und Support
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung
- Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Services
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern erforderlich)
6. Einsatz von Auftragsverarbeitern
Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Dienstleistern bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
a) Einsatz von OpenAI (KI-gestützter Sprachassistent)
Wir nutzen KI-gestützte Dienste der OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland.
OpenAI wird im Rahmen unseres KI-basierten Sprachassistenten zur Verarbeitung von Inhalten eingesetzt, die bei der Nutzung unserer Dienste entstehen. Dabei werden ausschließlich Text-Transkripte von Spracheingaben verarbeitet und an OpenAI übermittelt. Audiodaten selbst werden weder an OpenAI übertragen noch dort gespeichert.
Die verarbeiteten Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, sofern Nutzer:innen diese freiwillig in ihre Eingaben aufnehmen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der jeweils angefragten Funktion des Sprachassistenten.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, sicheren und modernen Kommunikation).
Die Verarbeitung durch OpenAI erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Mit OpenAI wurde am 15.12.2025 ein entsprechendes Data Processing Addendum abgeschlossen. Die primäre Verarbeitung erfolgt über Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union (Irland).
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (insbesondere in die USA) kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie unter: https://openai.com/de-DE/policies/privacy-policy/
b) Twilio (Telefonie & SIP-Trunking)
Zur Bereitstellung von Telefonie-, SIP- und Messaging-Funktionen nutzen wir: Twilio Inc., EU (IE1 Region).
Die Verarbeitung von Kommunikationsdaten erfolgt auf Basis eines AVV gemäß Art. 28 DSGVO.
c) Stripe (Zahlungsdienstleister)
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.
Stripe verarbeitet personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten, IP-Adresse), soweit dies zur Abwicklung der Zahlung erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung).
Mit Stripe wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA) erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy
d) Google Analytics (Webanalyse)
Wir nutzen den Webanalysedienst Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Zweck der Verarbeitung ist die Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unseres Webangebots. Google verwendet hierfür Cookies und ähnliche Technologien. Die Nutzung erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.
Die IP-Anonymisierung ist auf dieser Website aktiviert. Eine Übermittlung von Daten an die Google LLC in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Wir haben mit Google einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Browser-Cookies löschen oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics nutzen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
7. Datenübermittlung in Drittländer
Sofern personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/EWR übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. durch Standardvertragsklauseln).
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
9. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene haben insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Anfragen können jederzeit an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.
10. Widerruf von Einwilligungen
Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
11. Beschwerderecht
Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
12. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
13. Aktualität und Änderungen
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 15.12.2025.
Wir behalten uns vor, sie bei rechtlichen oder technischen Änderungen anzupassen.