Datenschutzerklärung
für ein KI-gestütztes SaaS-Telefonie-Unternehmen in Deutschland
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Hosting & IT Service hTWO.net
Hendrik Herbst
Südliche Ingolstädter Str. 70
D 85716 Unterschleißheim
Deutschland
Telefon: +49 89 – 638 528 06
E-Mail: info(at)htwo.net
www: http://www.htwo.net
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir diese verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.
3. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen unserer KI-gestützten Telefonie- und SaaS-Dienstleistungen verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
- Stammdaten (z. B. Name, Unternehmen, Kontaktinformationen)
- Kommunikationsdaten (z. B. Telefonnummern, Gesprächszeitpunkte)
- Inhaltsdaten von Telefongesprächen (z. B. Sprachaufzeichnungen, Transkripte), sofern ausdrücklich aktiviert
- Nutzungsdaten (z. B. Logfiles, IP-Adressen, Geräteinformationen)
- Vertrags- und Abrechnungsdaten
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb unserer KI-gestützten Telefonie-Plattform
- Automatisierung eingehender und ausgehender Telefonanrufe
- Analyse und Optimierung von Gesprächsabläufen
- Generierung von Leads und Kundenanfragen
- Abrechnung, Vertragsverwaltung und Support
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation und Prozessoptimierung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei Gesprächsaufzeichnungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen)
6. Sprachaufzeichnungen & KI-Verarbeitung
Sofern Sprachaufzeichnungen oder Transkriptionen genutzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung der betroffenen Personen oder auf Basis einer gesetzlichen Erlaubnis.
Die Daten können automatisiert durch KI-Systeme analysiert werden, um Gespräche zu strukturieren, Inhalte zusammenzufassen oder Handlungsempfehlungen abzuleiten.
7. Einsatz von Auftragsverarbeitern (z. B. Twilio, Stripe)
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, unter anderem:
- Cloud- und Telekommunikationsanbieter (z. B. Twilio)
- Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe)
- Hosting- und Infrastruktur-Anbieter
Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Datenübermittlung in Drittländer erfolgt nur bei Vorliegen geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
9. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben jederzeit das Recht:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO)
- Eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Arbeitsorts.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an rechtliche oder technische Änderungen anzupassen.